- Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
- Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
- Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
- Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:
Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.
Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.
Facilita el uso de la información dentro del proceso.
- Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.
- Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
- Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
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